Autenticazione di copia

A differenza dell’autentica di sottoscrizione, che per le limitazioni intrinseche comporta la lettura del documento e la valutazione sulla competenza, per l’autentica di copia non è previsto alcun limite funzionale, né verifica del contenuto.

L’unico limite consiste nel fatto che occorre partire da un originale, non è ammessa la copia di copia.

Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale, non vi sono limiti a procedere anche su un documento redatto in lingua straniera, purché si sia sicuri che la copia è identica.
Nel caso in cui non vi sia la certezza assoluta che il documento mostrato in visione sia effettivamente un originale, o se la copia non risultasse identica all’originale, l’autentica non potrà essere effettuata.
Se il documento è composto da più fogli verrà siglato ogni singolo foglio.

Individuazione del documento originale
In relazione alla possibilità di autenticare quali conformi all’originale (art.18 del DPR 445/2000), documenti i cui “originali” non sono chiaramente definibili in quanto tali, si specifica che la normativa inerente l’autentica delle copie di atti e documenti si limita a stabilire che “le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento” (art. 18 DPR n. 445/2000). E ancora, che “Essa (la copia) consiste nell’attestazione di conformità con l’originale“.
Da quando le copie autenticate dal funzionario comunale possono riguardare anche atti negoziali privati e possono anche essere presentate ai privati “che vi consentono” (art. 2 DPR n. 445/2000), l’unico requisito necessario e indispensabile, affinché il funzionario incaricato dal Sindaco proceda all’autenticazione della copia di un atto, è il fatto che tale copia sia conforme all’originale.
Di conseguenza, l’unico valido motivo che ha il funzionario incaricato dal Sindaco per rifiutare l’autentica di un atto o documento è la mancata esibizione dell’originale; ulteriore conseguenza è il fatto che il funzionario incaricato dal Sindaco, nella sua qualità di pubblico ufficiale, può e anzi, deve, rifiutare di autenticare un atto se crede di non avere elementi sufficienti per ritenere il documento esibito un vero atto “originale”.
Cosa debba intendersi per atto originale è di norma relativamente facile, ma in alcune circostanze risulta difficile, se non impossibile, avere elementi sufficienti (es. la firma, un timbro, la scrittura manuale, ecc.). Nell’epoca dalla riproducibilità tecnica del documento, sia esso analogico od elettronico, tali difficoltà si amplificano in quanto a volte è del tutto impossibile distinguere un originale da una copia.
Nell’impossibilità da parte del funzionario incaricato di effettuare un’autentica di copia, può essere adottata la soluzione prevista dall’art. 19 del DPR n. 445/2000: ovvero dovrà essere l’interessato a dichiarare, con apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, che il documento allegato è conforme all’originale riprodotto da file o altro, a seconda dei casi, magari indicando l’ubicazione della banca dati da cui il file è riprodotto.

Questa soluzione può essere adottata ogni qual volta si intenda autenticare copie di registri o documenti redatti a stampa o anche su supporto informatico e senza che tale documento necessita di una firma o di un elemento distintivo del suo carattere di “documento originale”.
Tale forma di autentica deve essere accettata da tutti gli Enti pubblici a cui il documento autenticato è rivolto, in caso di rifiuto incorrono nelle pene previste dall’art.74 del d.P.R. n. 445/2000 (violazione dei doveri d’ufficio); i privati invece possono anche non accettarla.